이메일 작성을 위한 챗GPT 프롬프트 작성 Tip

1. 요청 메일

"[누구]에게 [어떤 내용]으로 메일을 보내려고 한다."를 기본 뼈대로 활용해되, [누구]에 대한 정보와 [어떤 내용]에 대한 정보를 상세하게 할수록 작성되는 메일의 퀄리티가 높아진다.

[외부 전문가]에게 [인터뷰를 요청하는] 메일을 작성해줘

[대학교 교수님]이고, [국내 AI 산업 현황과 과제]에 대해 물어보려고 [인터뷰 요청] 메일을 작성해줘

[오랜만에 이슈가 발생해서 기존 고객에게 우리 회사의 신제품 관련 소개]를 하기 위한 [미팅을 요청]하는 메일을 작성해줘.

 

2. 제안 메일

요청은 나와 상대방이 어떤 일에 대해서 함께 진행하는 것이 이미 협의가 되어있는 상황인 경우가 많다. 제안은 조금 결이 다르다. 상대방이 준비가 되어있지 않은 상태에서 함께 업무를 하기 위해 설득을 하는 과정이 필요하기 때문에 일반적인 요청 메일과는 다르게 어조가 중요하다. 요청 메일은 단순히 어떤 목적으로 메일을 쓰는지 정보를 충실하게 전달하는 것으로 충분하지만, 제안 메일은 정중한 어조, 설득을 위한 충분한 내용이 포함되는 것이 핵심이다. 

이번에 내가 고객사에게 SNS 마케팅을 제안하려고해. 우리 회사가 기존에 이와 관련된 프로젝트를 진행한 적이 있거든. [설득력 있는] 메일이 되면 좋을 것 같아.

 

3. 보고 메일

위의 두 가지 사례는 내가 요청(request)하는 입장이었다면, 보고 메일은 응답(response)을 전달하는 입장이다. 일반적으로 이러한 보고내용은 첨부파일로 전달하기 때문에 메일의 본문은 보고할 내용을 간결하게 정리하여 작성하는 것이 좋다. 

보고 내용의 전달과 더불어 상대방의 회신이 필요한 경우도 프롬프트의 조건으로 제시하는 것이 좋다.

두 업체의 솔루션에 대한 [가격, 기술, 레퍼런스 등 3가지 측면에서 검토 결과]를 보내려고 해. 그래서 A업체가 좋겠다는 식으로. 이와 관련 [상사에게 의사결정] 메일을 보내려고 하는데 어떻게 써야할까? 

 

4. 안 좋은 소식을 전해야하는 메일

안 좋은 소식을 전달하거나 요청을 거절해야 할 경우에 메일 내용은 난이도 최상이라고 할 수 있다. 챗GPT의 도움을 받아 메일을 작성해보자.

이번에 고객사에서 좋은 제안을 해줬는데, 아쉽게도 내부 회의 결과 할 수 없게 되었어. 메일을 어떻게 써야할까? 

이 경우, 챗 GPT가 메일을 쓸 때 최대한 정중하게 메일을 작성할 수 있도록 배경 설명을 충실하게 작성하는 것을 잊지말자.

 모든 사람이 싫어하는 신사업 TF에 관한 회의를 위해 마케팅, 영업, R&D 부서의 담당자에게 회의 참여 메일을 보내려고 해. 사람들이 자주 회의를 참여하지 않아서 가능한 한 많은 사람이 참여할 수 있게 메일을 써줘

+ 조금 더 동기 부여가 될 수 있도록 메일을 작성해줘. 

+ 이 메일을 영어로 작성해줘. 

+ 조금 더 정중하게 작성해줘.